Comment organiser un voyage de groupe réussi ?

J’ai organisé récemment un grand voyage de groupe pour le moins particulier et mémorable. Direction le Brésil, un pays où je rêvais d’aller depuis longtemps et cela en famille ! Mais pas famille réduite avec mes parents, non, famille au sens large puisque nous sommes 9 incluant oncles et tantes ! 🌞🇧🇷

Je ne vous cache pas que cela révèle d’une sacrée organisation et communication. Si vous aussi vous prévoyez de partir en famille ou en groupe alors cet article est fait pour vous. Je vous y partage ma méthode et mes meilleurs conseils pour organiser un voyage de groupe réussi! 📝

Étape 1: Définir le groupe

Le nombre de personnes

Il est primordial de connaitre le nombre de personnes que vous serez pour commencer à planifier la logistique. Cela vous aidera à mieux chercher et filtrer notamment les hébergements et les transports. D’ailleurs, on évite les personnes qui se rajoutent en last minute pour éviter d’avoir à revérifier la capacité d’accueil de chaque logement ou transport (petite dédicace à mon chéri 😅).

Le groupe

Ça parait logique, mais il est important de connaître le profil de ceux qui seront dans le groupe. Vaut mieux s’assurer que tous les membres sont sur la même longueur d’onde en terme d’attentes et d’envies🤝. N’hésitez pas à demander à chaque membre ce qu’il préfère en terme d’activité, son budget maximum, son rythme quotidien… Au delà de devoir trouver un équilibre entre un lève tôt et un lève tard, il peut y avoir aussi des enfants ou des personnes plus âgées auxquels il faut s’adapter.

Dans notre cas nous sommes 3 jeunes dans la trentaine et 6 adultes en forme de plus de 60 ans. On a fait en sorte de mixer les activités sans trop charger pour éviter la sur-fatigue. 😴

Étape 2: Définir les rôles des membres

Pourquoi définir les rôles

On le sait, dans un groupe il y a souvent des leaders qui prennent en main l’organisation et d’autres plutôt suiveurs qui se laissent embarquer. En soit pas de soucis, mais il est important que la répartition des rôles soit claire dès le début. L’essentiel est de ne pas créer de frustrations ou d’embrouilles, par exemple si l’on voit un membre du groupe se la couler douce… 😤

Les rôles à désigner

Si ce n’est pas fait naturellement, je vous conseille de désigner qui s’occupe de quoi, par exemple:

• 1 coordinateur
• 1 responsable de l’itinéraire/ transports
• 1 qui recherche les activités
• 1 qui s’occupe des hébergements
• 1 responsable du budget
• 1 responsable des repas/ restaurants etc

Mettez-vous aussi d’accord sur le besoin ou non d’avoir l’approbation de tout le groupe pour sélectionner chaque logement/activité/transport. Ou au contraire, si vous faites totalement confiance à la personne en charge ! 🤝

Pour notre voyage, les rôles étaient clairs dès le début. C’est ma sœur et moi-même qui nous chargions de toute l’organisation de A à Z ! Ma sœur ayant déjà passé 3 mois au Brésil et fan d’organisation de voyage, ça s’est fait assez naturellement. 😊 Du coup, on a joué le rôle de l’agence de voyage pour toute notre famille, on organise et eux nous envoient l’argent pour réserver ! 💸

Étape 3: Choisir la destination et l’itinéraire

La destination

Si vous ne savez pas encore où partir, choisissez une destination qui va plaire à tout le monde. Prenez en compte les intérêts et les préférences de chacun. 💕

Par exemple, si votre groupe est composé d’amateurs de nature, une destination avec de nombreux parcs et activités de plein air pourrait être appropriée. Autre idée, demandez à chaque personne du groupe de proposer une destination et votez pour celle qui vous plaît le plus. 🗳

Aussi, assurez-vous de choisir une destination qui correspond à votre budget. Pour cela, faites de rapides recherches sur booking.com pour les logements et sur les sites de transports !

L’itinéraire & activités

Déterminez le parcours que vous souhaitez faire, incluant les villes étapes et les activités. Los d’un voyage de groupe il est important que le programme soit bien organisé en amont pour éviter tout désaccord ou mauvaises surprises sur le moment. Néanmoins prévoyez également un peu de temps libre pour que chacun puisse explorer à son rythme. Aidez-vous des préférences du groupe pour concevoir le meilleur itinéraire qui s’adaptera à tous ! 🥰

Consultez mes articles pour connaitre mes conseils et astuces sur la planification de l’itinéraire et des activités.

Dans notre cas nous avons dessiné un itinéraire équilibré nous permettant d’allier activités et repos avec un mix de culture, plage, nature et expériences. Après un journée plutôt “sport” nous avons fait en sorte que la soirée ou journée du lendemain soit plus calme. 🏖

Étape 4: Gérer le budget et les réservations

Le budget

La gestion du budget est une étape cruciale dans l’organisation d’un voyage de groupe. Une fois que vous avez établi un budget maximal par personne, il est essentiel bien le détailler pour chaque aspect du voyage. Pour cela créez-vous un suivi de budget dans un tableau avec ces catégories :

• les transports
• l’hébergement
• les repas
• les activités

Cela vous permettra d’être sûr que toutes les options sélectionnées rentrent dans le budget. 💸
Assurez-vous aussi de maintenir une transparence totale avec les membres du groupe. Cela vous évitera les malentendus et les conflits. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à faire un sondage en demandant au groupe s’ils sont prêts à mettre un peu plus ou un peu moins. 💬

Les réservations

Lorsque l’on fait un voyage de groupe, il est important de bien réserver à l’avance. Que vous prévoyiez de loger dans des maisons ou des hôtels, il faut être sûr qu’il y ait assez de couchages pour tout le monde au même endroit. Il en va de même avec les transports ou les activités ! Les réservations anticipées peuvent aussi vous faire économiser de l’argent et vous éviteront le stress de dernière minute. 📋

Pour un voyage de groupe voici quelques conseils:

• ✈ une fois le transport trouvé au meilleur prix, chaque membre devrait réserver sa place avec sa carte bancaire. Suivant la carte vous profiterez d’une meilleure couverture d’assurance (cliquez ici pour en savoir plus) + si besoin d’annuler un billet il sera plus simple de traiter au cas par cas
• 🛌 pour réserver les hébergements, préférez faire une réservation pour tout le monde pour faciliter l’organisation
• 🚎 pensez à votre moyen de transport sur place: location de voiture ? transports publics ? Voyez ce qui convient le mieux et le plus économique pour vos déplacements
• 🚕 pour faciliter votre arrivée, réservez votre taxi ! Avec votre réservation d’hébergement sur booking.com vous pourrez également profiter de prix attractifs pour les taxis
• 💵 anticipez les paiements en demandant en amont aux membres de vous verser l’argent pour les réservations
• 💳 faites attention au plafond de votre carte bancaire car même en ayant l’argent sur votre compte, vous pouvez assez vite être limité
• 💸 suivez les transfert d’argent et les dépenses dans votre tableau de suivi et pourquoi pas créer un tricount.fr. C’est une application que j’utilise très souvent qui permet le suivi des dépenses et transferts de chaque membre pour donner à la fin une vision claire sur coût total des dépenses et la répartition de ce que chacun doit à d’autres membres pour une division parfaite des frais !

Étape 5: préparatifs avant de partir

L’administratif

Veillez à ce que tous les membres du groupe aient leurs documents de voyage en règle. Cela comprend les passeports, les visas si nécessaire et les assurances voyage. Il peut être aussi pratique de préparer une liste de numéros d’urgence, y compris les numéros de l’ambassade ou du consulat de votre pays de destination. 🆘

Pensez aussi à faire le point sur les moyens de paiements. Est-ce que les membres ont une carte bancaire sans frais à l’étranger ? Si ce n’est pas le cas plusieurs options:

• Ouvrez un compte dans une banque en ligne permettant de ne pas payer de frais à l’étranger (Boursorama, N26, Revolut…) 💳
• Anticipez des virements vers des membres possédant une carte bancaire sans frais pour qu’ils retirent et/ou payent sur place pour vous —> attention aux plafonds bancaires 💹
• Retirez ou échangez de l’argent à votre arrivée avec votre carte “classique”, néanmoins attendez-vous à payer pas mal de commissions et taux de change élevés 💱

Et comme précisé juste au dessus, je vous conseille vraiment d’utiliser Tricount.com pour bien suivre les dépenses, transferts et faciliter le partage des frais.

Les repas

• Suivant votre budget et le logement choisi, vous privilégierez peut-être les repas maison. Si cela est le cas, mettez-vous bien d’accord avec le groupe sur vos préférences alimentaires et ceux désignés pour faire les courses et cuisiner! 🧑‍🍳
• Si vous êtes plutôt restaurant, suivant où vous allez et la taille du groupe, il peut être nécessaire de réserver assez à l’avance. C’est jamais simple de trouver de la place pour 10 personnes en dernière minute !
  Personnellement, je fais un planning avec des idées de restaurants pour chaque jour. Puis, j’essaye d’en réserver au maximum avant de partir pour m’enlever la charge mentale. Bien sûr tous les restaurants ne sont pas réservables ou certains lieux ne nécessitent pas cette anticipation, je nous laisse donc plus de liberté sur certains jours. 🥗

Les valises

La dernière étape avant le départ c’est de faire ses valises. Pour aider le groupe, vous pouvez leur partager une liste des éléments importants à apporter, en tenant compte des conditions météorologiques prévues et spécificités du pays. Comme par exemple: une prise adaptateur, chaussures de sport, masque/tuba, vêtements thermiques, spray anti-moustique… 🧳

Assurez-vous aussi que tous les membres du groupe sont au courant des formalités de départ et d’arrivée, comme l’enregistrement à l’aéroport et le passage à la douane. 👮

Étape 6: Sur place

A l’arrivée

1. Si vous êtes hors union européenne, passez les douanes puis récupérez vos valises 🧳
2. Dirigez-vous vers un distributeur bancaire ou un bureau de change pour retirer de l’argent 🏧
3. Si votre forfait téléphonique ne fonctionne pas à l’étranger et que vous souhaitez avoir internet, rendez vous chez un opérateur mobile pour acheter une carte SIM locale 📲
4. Si vous avez réservé votre taxi ou transfert avec votre logement vous n’avez plus qu’à monter dedans. Si vous avez choisi l’option location de voiture, rendez-vous au comptoir de la compagnie ou montez à bord du mini van qui vous y amènera ! 🚖

Le long du voyage

Vous n’avez plus qu’à suivre votre programme et profiter !! 💃

Bien sûr, tout ne se passe pas toujours comme prévu, sachez donc vous adapter aux situations et au groupe. N’hésitez pas à intervertir ou annuler certaines activités si les conditions météo ne sont pas bonnes, laisser un peu plus de temps de repos si certains membres en ont besoin etc.
Faites également preuve de patience et de communication pour vous adapter aux membres du groupe et éviter toute tensions qui viendraient gâcher votre voyage.

Et vous, avez-vous déjà organisé un voyage de groupe ? Quelles difficultés avez-vous rencontré ?

Marion, votre boussole 🧭